10个Mac 用戶一定要知道的Finder独特档案整理技巧

去年我开始使用 Macbook Air 后，就对如何在 Apple 的 Mac 系统上更有效率工作充满兴趣，除了自己在电脑玩物撰写了一系列的 Mac 使用心得外，我也私心用自己工作之便，邀请台湾知名苹果工具教学网站AppleUser来撰写了一本《Apple会怎么做？100个让苹果店员也想学的Mac OS X工作方法》新书，从制作那本书的经验里，我获得的最大收货之一就是改变之前的Windows 档案整理方法，学会 Mac OS X 上更有效率的独特档案整理技巧。

而最近，在国外的知名 Mac 教学网站 Cult of Mac 中看到这篇文章：「10 essential Finder tricks every Mac user should know」，这个题目我觉得很棒：「每个 Mac 用户都应该知道的 10 个必备 Finder 技巧」，带大家彻底了解 Mac 专用档案管理工具： Finder 的活用方法。

但是，根据我自己这一年多来的使用经验，以及从 AppleUser 上偷学到的技巧，我感觉Cult of Mac 那篇文章写到的技巧比较随意，没有真正聚焦在我最感兴趣的「更有效率的档案管理」上，所以我决定自己来写一篇同样主题的文章，但这一次，让我们聚焦在怎么成为 Apple Mac OS X 上活用 Finder的档案管理高手？

01.快速预览所有图片文件内容

有时候在 Finder 中浏览档案，想要快速预览图片、文件等档案的内容，但是使用 Cover Flow 或缩图方式又觉得预览图太小，看不清楚时怎么办？

这时候也不用耗费软件开启时间去一个一个开启档案和应用程式，只要在 Finder 选择档案的状态下，按下［ Space 空白键］，那么就会快速（而且真的非常迅速）弹出完整、大型预览图视窗。

只要再按一次［ Space 空白键］，这个预览视窗就会消失，所以操作上非常便利，不浪费时间，不用额外开启软件，就能预览各种档案内容。

尤其是当我只是想要参考某一份文件裡面某一个栏位的数值内容，如果要大费周章去开启软件、打开档案，就花掉很多时间。

这时候，即使像是 Word、 简报、 PDF 这样的档案，都能在 Finder 裡按下［ Space 空白键］，就能立即的看到文件内容预览，找到自己需要的数值，再按下［ Space 空白键］就能回到 Finder 。

02. 标签页分页浏览

浏览器里的分页，已经是现在我们习惯的工作切换方式之一。在档案管理时，有时候多视窗方便、有时候分页切换方便，而如果需要分页切换，在 Mac Finder 中只要在档案夹上点击右键选择【以新标签页开启】，就能启动 Finder 的分页浏览。

03. 快速找回档案夹层层路径

在 Mac 中虽然可以用 Mac 快捷键「Command 键」 ＋「上（箭头）」来回到上一层档案夹，但是如果路径比较复杂时，要快速回到更前面的档案夹怎么做？

你可以在 Finder 上方功能列中的【显示方式】里，勾选启动【显示路径列】，这样就能在 Finder 下方显示每个画面的完整档案夹路径，方便快速切换不同层级的资料夹。

或者另外一个技巧是，在 Finder 上方的档案夹名称标题列，直接点击滑鼠右键，就会出现弹出选单，里面有这个档案夹的各层级分类，我们也能在这里快速切换。

04. 预设打开 Finder 后首先开启的档案夹

一般来说，打开 Finder 时通常会设定在打开我的所有档案，但是如果说你有独特个人化的档案管理方式，或者我最近有一个「最重要的档案夹」，我希望自己每次打开 Finder 时可以优先进入这个档案夹。

那么这时候我们也能自己设定，进入上方【 Finder 】选单的【偏好设定】。

在偏好设定的「一般」中，找到「开启新 Finder 视窗时显示」，这里就能自由的设定所有 Mac 上的档案夹，例如我设定成一打开 Finder 就进入「 Google 云端硬盘」资料夹，因为那就是我最主要的工作平台。

05. 随意调整自己需要的档案夹清单

这个功能在 Windows 中也有，叫做我的最爱，可以把常用的、最近需要的资料夹设定到我的最爱中，这样打开档案总管就能快速使用。

而在 Mac Finder 左方的侧边拦裡，「喜好项目」就是一个可以让我们随意设定常用档案夹的清单，我会取消那些预设的但是我用不到的档案夹，并且把自己需要的档案夹加入。

加入方法很简单，例如最近我的工作都在某一个特定资料夹里，我只要把这个资料夹拖曳移动到喜好项目清单，就能拖曳排序，自订出让我工作效率更快的档案夹流程了。

06.一次重新命名多个档案

这是我制作了 AppleUser 的《Apple会怎麽做？100个让苹果店员也想学的Mac OS X工作方法》一书后，才从里面学到的档案管理技巧。

我们都知道在 Mac Finder 中如果要变更单一档案的名称，只要选择档案后按下［ Enter ］，就能重新命名。

但是如果想要一次重新命名大量的档案呢？也不用另外安装软件， AppleUser 那时候常常提醒我：「可以善用 Mac 内建功能就应该善用。」而重新命名大量档案正是 Finder 已经内建的功能。

只要圈选需要重新命名的多个档案，然后按下右键选择【重新命名】。

这时候就会弹出档案命名规则自订选单，我可以替换档名中特定的文字，我也可以重新决定档案的新名称，以及排序编号的规则。

07. 直觉的移除应用程式

我要老实承认，在一开始使用 Mac OS X 时，对于习惯 Windows 「移除应用程式」方法的我来说确实一时之间有点无所适从。

原来在 Mac 中要移除一个已经安装的应用程式其实很直觉简单，只要在 Finder 中找到「应用程式」的档案夹清单，找到不想要的应用程式，直接丢进垃圾桶即可！快速又方便。

或许，有些朋友会说这可能不是完全移除干净，还要用「清理软件」来清除残余档案。但是回顾我这一年多使用 Macbook Air 的经验里，从来没有用清理软件清理过 Mac ，但现在也不觉得 Mac 有变慢。

08. 深入档案内容的搜寻

虽然Mac有「搜寻」功能，但真正记得去「充分利用」的人不多，但这是一个我们应该要养成的好习惯。

在 Mac 中一旦我想开启什么档案，即使我知道那个档案在哪一个档案夹中，但是除非我现在就在那个档案夹的视窗里，要不然我一定是用「搜寻」的方式来开启这个档案。

因为搜寻一定会比我自己一层一层档案夹翻找还要快。

而且在 Mac Finder 右上方的这个搜寻列，它不只可以搜寻档案名称，还可以进入 Word、 PDF 等文件的内容进行搜寻，所以可以找到拥有关键字的档案内容。

另外在搜寻时， Mac Finder 也能让我们决定是要搜寻整台 Mac ，还是搜寻目前所在档案夹的内容。

搜寻是工作最重要的一个技巧，而且是简单却容易被忽略的技巧，我们一定要养成善用搜寻的好习惯，无论任何服务中，搜寻都是加快效率的不二法门，

9.新增智慧型档案夹

最后， Mac Finder 中可以自订【智慧型档案夹】的功能也值得好好活用，它可以让我们不用移动档案位置去做分类，而可以弹性的归类出我们工作需要的各种范围的档案。

在新增智慧型档案夹时，我们可以用关键字搜寻来建立智慧型档案夹，例如用前述的搜寻技巧搜寻「电脑玩物」，然后储存这个搜寻结果，就会变成一个「包含所有有电脑玩物关键字的文件档案」的智慧型档案夹。

或者我们可以用 Mac Finder 的智慧型档案夹规则来自定规则，例如设定「上次开启日期」是「在过去」「两天」以内的档案，也就是自动过滤出这两天开启过的所有档案与资料夹。

接著，储存这个规则，就会产生一个新的智慧型档案夹，以后我只要进入这个档案夹，就会看到「我最近工作常常会用到的档案」了！

这样是不是不用自己分类，却又能更有效率的加快工作呢？

相信这些技巧对于 Mac 老手来说应该驾轻就熟，而如果你是 Mac 新用户，或是上述技巧还有你不知道的方法，那麽记得学起来，下次在 Mac Finder 中比别人更有效率管理自己的档案工作流程，更快找到需要的档案。