如何控制单位电子版文件不被外传、单位保密数据如何防复制

公司建立了ISO9001质量管理体系，涉及有二三十个职能部门，在工作中遇到参与人数多的问题。电子版文件流通快，但受控不容易，外传可能性大，容易相互复制，如何禁止项目成员随意外传电子版文件呢？

封堵文件外传可以从三方面入手：首先，禁止电脑随意连接USB存储设备；其次，禁止电脑文件通过网络发送电脑文件，同时又不影响正常工作上网；最后，禁止局域网通讯，互相传资料。其实还有些特殊方式，也需要注意，例如：蓝牙、红外、打印机、软驱、光驱等。一切的管理前提，必须是不影响正常工作。

达到以上要求，必须要借助专业的管理软件才能实现，经网友推荐，测试了几款产品，其中有一款软件好不错，名称是大势至电脑文件防泄密系统（下载试用：http://www.grablan.com/monitorusb.html），这款软件几乎就像定制的产品一样，全部包含我的功能需求了，而且有些功能和管理方式，超过预想。直接看软件界面：

下载试用版后，直接双击安装，用时5秒，快到让人不敢相信。然后按个神秘的热键，唤出密码框，输入密码后看到上面的软件界面，各项功能一目了然：存储设备管理模块、网络泄密管理模块、智能设备控制模块、端口管理模块、操作系统防御模块。一般功能，直接根据需要在界面勾选就可以，设置完成后点“后台运行”。以后电脑只要开机，大势至电脑文件防泄密系统就会自动进入管理状态，用户不会发现软件，也无法卸载删除软件，我试过很多方式，都没办法卸载。

再来说一下特殊功能，例如禁止运行360，我们只需要勾选禁止打开的程序，在后面的列表中输入“360”即可，这种方式可以禁止任意程序和窗口运行，是一个很强大的功能模块。还有禁止无线网卡和禁止电脑安装随身WIFI，这是一个极容易被管理者忽略的泄密通道，一旦电脑和手机或其他设备建立连接，电脑文件就可以轻松外传出去。

让我觉得意外的是，这款软件还可以记录USB端口的拷贝日志，一旦出现泄密问题，我们就可以通过查看日志来协助调查取证。在日志中可以详细记录每个用户的拷贝时间、文件名称、U盘序列号等等。

大势至电脑文件防泄密系统对于聊天软件的管理也很不错，可以设置特定QQ号登录使用，可以允许QQ聊天，但禁止QQ传文件，也可以单独禁止QQ群传文件。对于微信也一样，允许微信聊天，禁止微信传文件。在这方面，其他同类产品就没有这款软件设计的人性化了，其他产品大多是直接封堵QQ，禁止QQ登录。

大势至电脑文件防外传系统尤其适合一些政府机关、广告设计公司、勘测设计公司、影视制作公司、建筑设计公司、研发科技公司等使用，首先，软件操作简单，不需要任何特殊设置。其次，功能精细，管理灵活。最重要的一点是无需对文件加密，绝不会损坏文件本身，这无疑是最关键的一点。